Boekhoudsoftware

Wat moet je weten over boekhoudsoftware

Hoewel alle boekhoudoplossingen basisfuncties voor financieel beheer bevatten, zijn er aanzienlijke verschillen in functionaliteit tussen de verschillende producten. Het is daarom van groot belang om te begrijpen hoe sterk een oplossing is door te bekijken hoe de functies jouw bedrijf kunnen helpen met jouw specifieke behoeften. Vereisten voor boekhoudsoftware kunnen variëren per bedrijfsgrootte en sector, evenals de geografische ligging van het bedrijf.

Een boekhoudsysteem moet zich aanpassen aan jouw bestaande processen. Het is van essentieel belang om te weten welke stappen genomen moeten worden voor jouw bedrijf om geld efficiënt te beheren. Het is ook cruciaal om de overdracht van jouw financiële gegevens van het oude naar het nieuwe systeem voor te bereiden. Dit is belangrijk omdat jouw gegevens overeen moeten komen met de velden in het nieuwe systeem, om de nauwkeurigheid ervan te behouden.

Onvolledige of onnauwkeurige gegevens kunnen jouw cijfers en financiële overzichten volledig veranderen; het is daarom noodzakelijk om historische gegevens te bewaren voor nalevingsdoeleinden en analyses. Zorg ervoor dat je begrijpt welke documenten je moet bewaren om te voldoen aan de financiële regelgeving. Hoe meer historische informatie je kunt overdragen, hoe relevanter jouw rapporten zullen zijn.

Belangrijkste voordelen van boekhoudsoftware:

• Vergroot de nauwkeurigheid van de gegevens door het risico van menselijke fouten in de berekeningen weg te nemen.
• Verbeteren van de activiteiten die van invloed zijn op de wettelijke normen.
• Versnel het gehele boekhoudproces door geautomatiseerde berekeningen en een gestroomlijnd werkproces.
• Eenvoudig organiseren en toegang tot gegevens op een centrale locatie.
• Snel verschillende boekhoudrapporten samenstellen.
• Efficiënt overbrengen van boekhoudkundige gegevens naar verschillende afdelingen binnen een organisatie.

Waarvoor kun je boekhoudsoftware gebruiken?

Het primaire doel van boekhoudsoftware is om de financiële informatie van een bedrijf te beheren. Door het gebruik van boekhoudsoftware volgen bedrijven de kosten, inkomsten en de winstgevendheid en voldoen ze aan de financiële regelgeving en boekhoudkundige normen.

Wie gebruikt boekhoudsoftware?

Boekhoudsoftware wordt gebruikt door accountants, controllers, financieel directeuren en andere leden van boekhoudafdeling. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de complexiteit van de activiteiten, varieert de boekhoudafdeling in omvang en kan de boekhoudafdeling bestaan uit één persoon die verantwoordelijk is voor alles of meerdere medewerkers die verantwoordelijk zijn voor specifieke financiële activiteiten zoals debiteuren, crediteuren, etc.

Het kan ook worden gebruikt door onafhankelijke accountants of accountantskantoren die de financiën voor hun klanten beheren. Externe accountants kunnen hun eigen software gebruiken om klanten te helpen of ze kunnen de software van de klant gebruiken.

Ten slotte wordt boekhoudsoftware gebruikt door bestuurders en ondernemers die geïnteresseerd zijn in de financiële situatie van de onderneming. Belangrijk is dat leidinggevende toegang moeten hebben tot rapporten en dashboards, ook moeten zij transacties of andere activiteiten kunnen beheren.

Functies van de boekhoudsoftware

Alle boekhoudoplossingen bevatten functies voor het grootboek en het rekeningstelsel. Andere functies, zoals crediteuren en debiteuren, zijn ook standaard inbegrepen, maar niet alle boekhoudoplossingen bieden dezelfde mate van ondersteuning voor deze functies.

Meer geavanceerde functies, zoals budgettering en prognoses, zijn opgenomen in de boekhoudkundige oplossingen voor middelgrote tot grote bedrijven, en zijn meestal niet opgenomen in de boekhoudsoftware voor kleine bedrijven.

Gemeenschappelijke kenmerken

Dit zijn de typische kenmerken van boekhoudsoftware die in de meeste oplossingen terug te vinden zijn en direct worden geleverd:

Algemeen

• Journaalposten – Verhoogt de efficiëntie door het automatisch vullen op basis van eerder ingevoerde informatie. Plan toekomstige invoer. Sta toe dat journaalposten kunnen worden geüpload vanaf een externe bron.
• Labels/specificaties – Mogelijkheid om alle transacties in het grootboek te markeren met aanpasbare specificaties, klassen, categorieën, enz. Deze dimensies moeten beschikbaar zijn voor elke transactie, in elke module van het systeem, en beschikbaar om te worden gerapporteerd.
• Factuuraanpassing – De lay-out van de factuursjabloon is volledig aanpasbaar. Je kan velden toevoegen of verwijderen. Dit kan helpen het facturatieproces te optimaliseren door de sjablonen te personaliseren met je logo en huisstijl.
• AR-automatisering – Automatisering helpt de gebruiker efficiënter te werken door standaard klantgegevens in te vullen, automatische betalingen van klanten in te stellen en automatisch de ontvangstbewijzen van klanten te koppelen aan openstaande transacties.
• Automatisering van incasso’s – Het systeem automatiseert het aanmaningsproces om de incasso’s te innen.

Te betalen rekeningen

• AP-automatisering – Stroomlijnt de facturering door het automatisch invullen van facturen met terugkerende of vooraf gedefinieerde leverancierswaarden.
• Verwerking van inkooporders – Ondersteunt inkooporders en biedt inkopers, management en crediteuren inzicht in het inkoop-naar-betaalproces om het dit te stroomlijnen.
• Verwerking van betalingen – Mogelijkheid tot het beheren, volgen en rapporteren van betalingstypen. Complexe inkoop naar betaal werkstroom aanpassen en automatiseren

Kostenbeheer

Bedrijven moeten verschillende soorten kosten vastleggen, indelen en analyseren om te bepalen hoeveel ze uitgeven aan elk product en dienst die ze leveren. De uiteindelijke kosten van een product of dienst, evenals de algemene winstgevendheid van een bedrijf, kunnen worden beïnvloed door verschillende factoren, zowel interne (verspilling of verkeerde toewijzing van middelen) als externe (marktschommelingen).

Kasstroombeheer

Deze functie wordt gebruikt door bedrijven om contant geld te beheren en te gebruiken. Aangezien kasstroombeheer niet alleen betrekking heeft op contant geld, maar ook op alle activa die gemakkelijk kunnen worden omgezet in contant geld, kan deze module ook worden gebruikt om de liquiditeit van het bedrijf te volgen.

Rapportage en KPI’s

De algemene rapportering omvat alle standaard financiële staten en voldoet aan de basisbehoeften van de onderneming. Andere rapporten die in de meeste boekhoudoplossingen zijn opgenomen zijn: debiteurenrapporten, voorraadwaardering, kasstroomrapporten, enzovoort. Mobiel vriendelijke rapporten zijn van cruciaal belang voor managers en bedrijfseigenaren die altijd en overal toegang willen krijgen tot hun financiële cijfers.

Extra functies boekhoudprogramma

Deze functies zijn meestal niet opgenomen in de boekhoudsoftware voor kleine bedrijven, omdat dit niet altijd nodig is. Er zijn uitzonderingen op de regel, veel aanbieders bieden add-ons en koppelingen met externe software om hun aanbod aan te vullen.

• Herkenningsregels – Automatiseer de herkenning van inkomsten en uitgaven door herkenningssjablonen toe te voegen.
• Salarisverwerking: Geautomatiseerde goedkeuring van tijd en kosten, vergoedingen en rapportages.
• Rapportage op maat – Rapporten die worden gemaakt om inzicht te krijgen in verschillende gerealiseerde financiële cijfers.
• Budgetteren – Creëer een onbeperkt aantal budgetten. Basisbudgettering kan nuttig zijn voor bedrijven van elke grootte, ook voor freelancers en kleine bedrijven kan dit nuttig zijn.
• Dashboards – Een gemakkelijk te lezen, real-time gebruikerskoppeling, die een grafische presentatie van de huidige status laat zien. Na het inzien van deze cijfers kunnen er beslissingen gemaakt worden.

Platform

• Aanpassing – Biedt beheerders de mogelijkheid om hun unieke processen aan te passen aan hun eigen wensen. Omvat de mogelijkheid om aangepaste objecten, velden, regels, berekeningen en weergaven te maken.
• Werkwijze – Automatiseert een proces dat een reeks stappen vereist die van verschillende gebruikers verwacht wordt. Beheerders kunnen regels schrijven om te bepalen wanneer er een stap uitgevoerd moet worden. Omvat ook meldingen van gebruikers wanneer zij actie moeten ondernemen.
• Toegangsbeheer – De mogelijkheid om toegang te verlenen tot geselecteerde gegevens, functies, objecten, enz. Dit kan verleend worden basis van verschillende gebruikers of groepen. Sommige oplossingen bieden geavanceerde toegangsrechten, zoals de mogelijkheid om gebruikers slechts een deel van de verkoop- of inkoopfacturen te laten bekijken of te wijzigen.
• Internationalisering – Hiermee kunnen gebruikers dezelfde inhoud in meerdere talen en valuta’s bekijken en transacties uitvoeren met dezelfde inhoud.
• Prestaties en betrouwbaarheid – De software is consistent beschikbaar en stelt gebruikers in staat om taken snel af te ronden. Gebruikers hoeven niet te wachten tot de software reageert.

Diensten voor boekhoudsoftware

Maatwerk

Maatwerk oplossingen vullen de gaten op die door boekhoudprogramma’s of modules aan het licht zijn gekomen. Enkele voorbeelden van maatwerk oplossingen voor de boekhouding zijn: AP-automatisering, AR-automatisering, budgettering, financiële planning, kasstroombeheer enz. Deze oplossingen zijn geschikt voor middelgrote en grote bedrijven.

Geavanceerde boekhouding verwijst naar complexe software die ontworpen is voor geavanceerde financiële analyses. Deze oplossingen bieden functies voor het verzamelen van gegevens, verwerking en analyse van de gegevens. Deze functies zijn over het algemeen niet opgenomen in de standaard boekhoudsoftware en worden eerder aangeboden voor grote organisaties.

Diensten

Ondernemers besteden soms een deel of de gehele boekhouding uit. Veel kleine bedrijven geven er de voorkeur aan om de salarisverwerking uit te besteden aan gespecialiseerde bedrijven. Grote bedrijven kiezen er soms voor om grote boekhoudafdelingen te vervangen door een CFO (een boekhoudingsdeskundige die wordt ingehuurd op tijdelijke basis).

De verwerking van financiële documenten kan een goede optie zijn voor middelgrote en grote bedrijven met complexe behoeften. In plaats van extra software zoals documentbeheer of AP/AR-automatisering aan te schaffen, kunnen bedrijven een beroep doen op dienstverleners die dit soort oplossingen gebruiken om hun financiële activiteiten voor hun klanten te automatiseren.