Cirqll vs Excel: wanneer is een CRM echt nodig?

Beoordeeld door: Mark van den Berg, Certified Business Process Analyst & MKB Software Consultant.

Wanneer je dit artikel leest, maak je mogelijk gebruik van Excel en ben je niet tevreden over de toepassing voor CRM hiervan. Excel heeft namelijk veel beperkingen op dit vlak.

Je hebt bijvoorbeeld een Excel-bestand met de naam ‘Klanten 2024 definitief v3.xlsx’ op een gemeenschappelijke directory geplaatst en iedereen kan erbij.

Maar wie heeft nu welke aanpassing wanneer uitgevoerd?

En dan nog de operationele problemen die hierdoor kunnen ontstaan. Een belletje naar een prospect die een week eerder al was afgehaakt. Of een onderhoudscontract dat was verlopen. Of wat is er nu precies gebeurd met deze lead? Er ontbreekt veel belangrijke informatie die vaak te maken heeft met het CRM proces zelf.

In dit artikel zullen we proberen uit te leggen wanneer en waarvoor je Excel wel kunt gebruiken en wanneer je het los moet laten. De keuze voor een CRM-oplossing als Cirqll is dan echt noodzakelijk.

Wat is een CRM-proces?

Wat is een CRM-proces?

CRM staat voor Customer Relationship Management. Een belangrijk aandachtspunt is dat we de klant eigenlijk binnen onze organisatie centraal willen stellen. Het gaat hier vooral om de sales-, marketing- en serviceprocessen. Wanneer we een CRM-systeem gebruiken, gaat dit van de prospect tot het servicecontract.

In de praktijk bestaat een CRM-proces uit vier onderdelen.

Wanneer we CRM operationeel binnen onze organisatie maken ga je op vier verschillende manieren werken binnen het systeem waar de klant centraal staat.

• Vastleggen:
  Je legt alle informatie van leads, contactgegevens, notities van gesprekken, gemaakte afspraken en of offertes vast binnen het CRM systeem.
• Opvolgen:
  Je kunt binnen het CRM systeem taken of herinneringen aanmaken die ervoor zorgen dat er controle is op het werkproces en niets wordt vergeten uit te voeren.
• Samenwerken:
  Omdat iedereen binnen de organisatie toegang heeft tot het CRM systeem is er altijd actuele informatie en kan er snel kennis over de klant worden gedeeld. Natuurlijk allemaal met de juiste bevoegdheden vanuit de organisatie.
• Analyseren:
  Natuurlijk is er ook behoefte om informatie te kunnen analyseren. Zo kan de verkoopmanager precies zien wat er in de sale forecast zit en welke deals er binnen welke periode zijn gesloten. Maar ook wat niet is gelukt of welke klantsegmenten meer aandacht nodig hebben. De service manager ziet precies hoeveel tijd er aan service is besteed en de directeur ziet hoe de producten of diensten presteren.

Dit lijkt eenvoudig, maar met een CRM systeem werk je niet met losse Excel bestanden of tabbladen. Nee, je hebt een oplossing die alles over je klant vertelt in een gemeenschappelijke omgeving waar iedereen dagelijks zijn of haar informatie in vastlegt, bewerkt of opvraagt.

Excel als CRM: eerlijk oordeel

Excel is geen CRM. Dat is geen mening, dat is een feit. Excel is een spreadsheet. Het rekent. Het sorteert. Het filtert. Maar het belt je niet als een contract afloopt. Het koppelt geen e-mails aan een klant. En het verstuurt geen herinnering als je een lead drie weken vergeet.

Toch gebruiken veel ondernemers Excel voor klantbeheer. En dat is begrijpelijk.

Waarom Excel aantrekkelijk is

Iedereen heeft het al. De leercurve is nul. Je betaalt geen maandelijks abonnement. Je bouwt precies de structuur die jij wilt. Voor een solo-ondernemer met twintig vaste klanten en geen actieve salesfunnel is Excel prima. Je houdt contactgegevens bij, zet er wat notities bij en dat is genoeg.

Waar Excel op vastloopt

Zodra je groeit, werkt Excel tegen je. Niet een beetje. Serieus.

• Meerdere mensen werken in hetzelfde bestand. Versies raken door elkaar.
• Er zijn geen automatische herinneringen. Je vergeet leads op te volgen.
• Je ziet per klant niet wie wat heeft gezegd of afgesproken.
• Er is geen koppeling met je e-mail of agenda.
• Een nieuwe collega begrijpt de structuur van het bestand niet zonder uitleg.
• Bij ziekte of vertrek van een medewerker verdwijnt alle context in zijn hoofd.

Dat laatste punt is misschien wel het gevaarlijkste. Excel slaat gegevens op. Maar de betekenis achter die gegevens woont in de hersenen van degene die het bestand bijhoudt.

Cirqll: wat biedt het?

Cirqll is een Nederlands CRM-systeem, ontwikkeld door de broers Bart en Rob Sauer. Zij kwamen zelf uit een situatie die veel ondernemers herkennen: het eindeloze gevecht met Excel en de frustratie over CRM-systemen die te complex zijn. Cirqll is hun antwoord daarop.

Het uitgangspunt is bewust eenvoud. Geen honderd functies waar je er tachtig nooit gebruikt. Alleen wat je als ondernemer of klein team echt nodig hebt.

De kernfuncties

• Onbeperkt contacten en relaties opslaan
• Pipeline- en kansenbeheer (leads, opdrachten, contracten)
• Taak- en afsprakenbeheer
• E-mailkoppeling met Gmail en Outlook
• KvK-koppeling voor snel relaties aanmaken
• Contractbeheer met verloopmeldingen
• Mobiele app voor onderweg
• Rol- en rechtenbeheer per medewerker
• Zapier-integratie met meer dan 7.000 andere applicaties
• Interactieve kaart met klantlocaties

Cirqll werkt in de browser en als app. Je hebt geen technische kennis nodig. Nieuwe gebruikers vinden er hun weg in zonder handleiding.

De prijs begint laag en schaalt mee met het aantal gebruikers. Er is een gratis proefperiode van tien dagen.

Cirqll vs Excel: de vergelijking

Hieronder zie je de directe vergelijking op twaalf criteria. Na de tabel lichten we de belangrijkste punten toe.

Samenwerking

Dit is het grootste verschil in de praktijk. In Excel werkt iedereen in zijn eigen versie van de werkelijkheid. In Cirqll werkt iedereen in dezelfde. Je ziet wat een collega heeft besproken, welke taken openstaan en hoe een lead ervoor staat. Zonder te hoeven vragen.

Automatisering

Excel doet niets vanzelf. Cirqll wel. Contracten die bijna verlopen? Je krijgt een melding. Een lead die al twee weken stil staat? Cirqll attendeert je. Die automatische laag scheelt niet alleen tijd. Het voorkomt ook de fouten die ontstaan als je op je geheugen moet vertrouwen.

Prijs

Excel lijkt gratis. Maar bereken eens de tijd die verloren gaat aan zoeken, dubbel invoeren, vragen stellen aan collega’s en fouten herstellen. Die tijd kost geld. Voor veel kleine teams is Cirqll goedkoper dan Excel lijkt.

Beoordeeld met een 9 Score

• Eenvoud zonder concessies
• Nederlands product, voor de Nederlandse markt
• Snelle onboarding. Geen handleiding nodig
• Alles op één plek
• Automatische verloopmeldingen
• Lage instapdrempel

Bekijk Prijzen

De zelftest: Excel of Cirqll?

De meeste artikelen over dit onderwerp eindigen met een vage aanbeveling. Wij doen iets anders. Beantwoord de onderstaande vragen eerlijk. Tel je score op. Dan weet je het antwoord.

Geef jezelf 0 punten voor ‘nee’ en 1 punt voor ‘ja’.

• Werk je samen met een of meer collega’s aan hetzelfde klantenbestand?
• Heb je in de afgelopen maand een lead vergeten op te volgen?
• Moet je regelmatig aan collega’s vragen wat er met een klant is besproken?
• Heb je meer dan 50 actieve contacten of leads?
• Loop je kansen mis doordat je niet op tijd reageert?
• Wil je weten hoeveel omzet er in je pijplijn zit?
• Heb je klanten met lopende contracten die verlopen?
• Gebruik je e-mail intensief voor klantcommunicatie?
• Verwacht je de komende twaalf maanden te groeien?
• Wil je dat nieuwe medewerkers snel kunnen zien wat er speelt bij klanten?

• 0 tot 2 punten: Excel is prima voor jou.
  Je werkt solo, je klantenkring is overzichtelijk en je hebt geen actief verkoopproces. Blijf bij Excel. Investeer je tijd liever ergens anders.
  
• 3 tot 5 punten: je zit in de gevarenzone.
  Excel werkt nog, maar je raakt al af en toe dingen kwijt. Dit is het moment om over te stappen, voordat het mis gaat. Een CRM is nu goedkoper dan de fouten die je straks maakt.
  
• 6 punten of meer: je hebt een CRM nodig. Nu.
  Excel kost je al geld, tijd en kansen. Je merkt het alleen misschien niet goed, omdat de kosten verborgen zijn. Ga vandaag nog een proefperiode starten.

Wanneer is Excel de juiste keuze?

We zeggen het nog een keer, omdat eerlijkheid hier telt: niet iedereen heeft een CRM nodig.

Excel werkt goed als je solo opereert met een stabiele groep vaste klanten. Als je geen actief verkoopproces hebt. Als je nooit samenwerkt met anderen in hetzelfde klantenbestand. En als je klantenlijst al jaren niet wezenlijk verandert.

Een boekhouder met dertig vaste klanten die elk jaar terugkomen. Een ZZP’er die drie grote opdrachtgevers heeft. Een freelancer die niet wil groeien. Voor hen is Excel goed genoeg. Meer dan genoeg.

Dwing jezelf niet in een abonnement als je er de behoefte niet bij voelt. Dat werkt averechts.

Wanneer kies je voor Cirqll?

Cirqll is de juiste keuze als je herkent wat ze zelf omschrijven als het beginpunt: je hoofd loopt over, je notities liggen overal en je vraagt jezelf dagelijks af wat je ook alweer had afgesproken met die ene klant.

Cirqll is specifiek ontworpen voor ZZP’ers, MKB-bedrijven en training- en coachingorganisaties. Dat zie je terug in de functies. Geen enterprise-complexiteit. Geen ellenlange implementatie. Je bent er snel mee aan de slag.

De overstap vanuit Excel is ook praktisch geregeld. Cirqll helpt je actief met migratie. Naar eigen zeggen staat alles binnen een halve dag.

Alternatieven voor Cirqll

Cirqll is niet het enige CRM in dit segment. Voor de volledigheid noemen we een aantal alternatieven.

HubSpot biedt een gratis basisversie die voor kleine teams goed werkt. De betaalde versies zijn duurder dan Cirqll en hebben meer functies, maar ook meer complexiteit. Pipedrive focust sterk op salesteams en hun pipeline. Teamleader combineert CRM met projectmanagement en facturatie, maar vraagt een hogere investering. Monday.com is flexibel inzetbaar, maar vereist meer eigen inrichting.

Cirqll onderscheidt zich door de combinatie van lage prijs, lage leercurve en specifieke focus op de Nederlandse ondernemer. Als je niet op zoek bent naar uitgebreide marketing-automation of enterprise-integraties, is Cirqll waarschijnlijk voldoende.

Conclusie

Excel is een geweldig stuk software. Maar het is geen CRM. Het mist herinneringen, samenwerking, automatisering en klantoverzicht. Voor solo-ondernemers met een stabiele klantengroep is dat geen probleem. Voor iedereen die groeit of samenwerkt, wel.

Cirqll vult precies dat gat. Het is een eenvoudig, Nederlands CRM dat bewust niet te veel wil zijn. Dat is een kwaliteit, geen beperking.

Gebruik de zelftest uit dit artikel om je eigen situatie te beoordelen. De score liegt niet.

Cirqll gratis uitproberen?

Via cirqll.nl start je een gratis proefperiode van tien dagen. Geen creditcard nodig.

Wil je meer CRM-systemen vergelijken? Bekijk dan het CRM-overzicht op Softwarewiki.nl.